Đừng đặt hết trứng vào một giỏ đám mây: doanh nghiệp nhỏ sao lưu dữ liệu ra sao?

Có một câu nói quen thuộc trong giới công nghệ: dữ liệu không được sao lưu thì coi như dữ liệu đã mất, chỉ là chưa biết mất lúc nào. Câu nói này nghe có vẻ cực đoan, nhưng mỗi lần một dịch vụ đám mây lớn gặp sự cố, nó lại được chứng minh là đúng. Doanh nghiệp nhỏ thường nghĩ rằng dùng dịch vụ đám mây là đã an toàn, bởi nhà cung cấp lớn có đội ngũ chuyên nghiệp và hệ thống dự phòng. Nhưng thực tế là ngay cả những nhà cung cấp lớn nhất cũng có thể gặp sự cố, và khi đó, doanh nghiệp không có bản sao lưu độc lập sẽ hoàn toàn bị động.

Xác định dữ liệu nào thực sự quan trọng

Bước đầu tiên của việc sao lưu là xác định dữ liệu nào thực sự quan trọng với doanh nghiệp. Không phải mọi tập tin đều có giá trị ngang nhau. Danh sách khách hàng, hợp đồng đã ký, sổ sách kế toán, dữ liệu bán hàng và các tài liệu pháp lý là những thứ không thể làm lại nếu mất. Ngược lại, những tập tin tạm thời, bản nháp cũ hay email quảng cáo có thể mất đi mà không ảnh hưởng nhiều tới hoạt động của doanh nghiệp. Việc phân loại này giúp doanh nghiệp tập trung nguồn lực vào những gì quan trọng nhất, thay vì sao lưu mọi thứ một cách vô tội vạ.

Quy tắc ba bản sao đơn giản

Một nguyên tắc sao lưu được nhiều chuyên gia khuyên dùng là quy tắc ba hai một: giữ ba bản sao của dữ liệu quan trọng, lưu trên hai loại phương tiện khác nhau, và một bản sao ở một địa điểm khác. Với doanh nghiệp nhỏ, quy tắc này có thể áp dụng một cách đơn giản. Bản sao thứ nhất là dữ liệu đang dùng hàng ngày trên máy tính hoặc trên dịch vụ đám mây chính. Bản sao thứ hai là bản sao lưu tự động lên một dịch vụ đám mây khác hoặc một ổ cứng ngoài. Bản sao thứ ba là bản sao được lưu ở một nơi khác, ví dụ như một ổ cứng mang về nhà hoặc một dịch vụ lưu trữ trực tuyến độc lập.

Tự động hóa để không quên

Sai lầm phổ biến nhất trong việc sao lưu là dựa vào trí nhớ của con người. Người phụ trách nhớ thì sao lưu, quên thì thôi. Cách làm này chắc chắn sẽ thất bại vào một lúc nào đó, thường là đúng lúc dữ liệu gặp sự cố. Vì vậy, sao lưu cần được tự động hóa càng nhiều càng tốt. Hầu hết các dịch vụ lưu trữ đám mây hiện nay đều có tính năng đồng bộ tự động. Các phần mềm sao lưu cũng cho phép đặt lịch sao lưu hàng ngày hoặc hàng tuần mà không cần thao tác thủ công.

Kiểm tra khôi phục định kỳ

Bước cuối cùng, và cũng là bước hay bị bỏ qua nhất, là kiểm tra khả năng khôi phục. Một bản sao lưu chỉ có giá trị khi nó có thể khôi phục được dữ liệu khi cần. Doanh nghiệp nên dành thời gian mỗi quý để thử khôi phục một vài tập tin từ bản sao lưu, xem chúng có mở được không, có đầy đủ không, và mất bao lâu để khôi phục. Việc kiểm tra này không tốn nhiều thời gian, nhưng nó giúp phát hiện sớm những vấn đề như bản sao lưu bị lỗi, mật khẩu bị quên, hoặc dung lượng lưu trữ đã đầy mà không ai biết.

Sao lưu dữ liệu không phải là việc của riêng bộ phận kỹ thuật, mà là trách nhiệm của người đứng đầu doanh nghiệp. Một doanh nghiệp nhỏ có thể không có đội ngũ công nghệ thông tin, nhưng vẫn có thể bảo vệ dữ liệu của mình bằng những việc đơn giản: xác định dữ liệu quan trọng, giữ ba bản sao độc lập, tự động hóa việc sao lưu, và kiểm tra khôi phục định kỳ. Những việc này không tốn nhiều tiền hay thời gian, nhưng chúng là tấm lưới an toàn cho cả doanh nghiệp khi sự cố xảy ra.